Tipps · Automation 04
Zahlungserinnerungen, die sich selbst verschicken
Offene Rechnungen anzumahnen ist doppelt teuer: Es kostet Zeit, und es kostet Überwindung. Also schiebt man es auf, und das Geld kommt noch später. Die Lösung ist kein Mut, sondern ein System: eine feste Vorlage und ein fester Rhythmus.
Die Vorlage
«Freundliche Erinnerung an die offene Rechnung [Nr.] über [CHF] vom [Datum]. Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachten Sie diese Nachricht als gegenstandslos. Bei Fragen melden Sie sich gern.»
Kurz, höflich, ohne Vorwurf. Der Satz «falls bereits unterwegs» nimmt beiden Seiten die Peinlichkeit und ist der Grund, warum diese Erinnerung keine Kundenbeziehung beschädigt.
Der Rhythmus: 14 / 21 / 30
- Tag 14: die Vorlage oben, unverändert freundlich.
- Tag 21: gleiche Vorlage, plus Bitte um kurze Rückmeldung, falls etwas unklar ist.
- Tag 30: Hinweis auf Zahlungsfrist und nächster Schritt (z. B. Mahnung).
Der Rhythmus ist wichtiger als die Formulierung. Wer im festen Takt erinnert, muss nie wieder entscheiden, ob heute «schon wieder nachfragen» angebracht ist.
Automatisch statt von Hand
Ohne Tool: drei Kalender-Erinnerungen pro Rechnung plus die Vorlage, das dauert pro Rechnung eine Minute Einrichtung. Viele Buchhaltungstools (z. B. Bexio) verschicken Erinnerungen auch komplett automatisch. Bei mir läuft der Versand überKlickTippals Automation, weil dort auch die Kundenmails schon liegen.
Was das real bringt
Ein bis zwei Stunden pro Woche, vor allem aber schnellere Zahlungseingänge und keine unangenehmen Ad-hoc-Mahnmails mehr, die man tagelang vor sich herschiebt.
Das ist eine von 7 Automationen.
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