Tipps · Automation 01
Offerte mit KI schreiben: in Minuten statt in Stunden
Jede Anfrage, jedes Mal ein neues Angebot von Hand: 20 bis 30 Minuten, die du oft abends nachholst. Dabei ist eine Offerte fast immer derselbe Aufbau mit anderen Zahlen. Genau dafür reicht ein einziger, gut gebauter KI-Prompt.
So funktioniert es
Du gibst Leistung, Umfang, Preis und Termin als Stichpunkte ein. Die KI liefert einen fertig formatierten Offertentext in der Sie-Form, den du nur noch prüfst und verschickst. Wichtig ist die Struktur im Prompt, sie verhindert, dass die KI ins Floskeln gerät.
Die Vorlage zum Kopieren
«Du bist mein Büro-Assistent. Erstelle aus diesen Stichworten eine höfliche, klare Offerte auf Deutsch (Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung):
Kunde: [Name]. Leistung: [was]. Umfang: [Stunden/Menge]. Preis: [CHF]. Termin: [wann].
Struktur: kurze Anrede, 2–3 Sätze zur Leistung, klare Preisübersicht als Liste, Gültigkeit 30 Tage, freundlicher Abschluss. Keine Floskeln.»
Funktioniert in ChatGPT, Claude und vergleichbaren Tools, auch im Gratis-Tarif.
Worauf du achten solltest
- Zahlen immer selbst prüfen. Die KI formatiert, rechnen musst du.
- Keine echten Kundendaten in fremde Tools einfügen, die du nicht brauchst. Name und Leistung reichen.
- Den ersten Entwurf einmal an deinen Ton anpassen und diese Version künftig als Beispiel in den Prompt geben. Danach klingt jede Offerte nach dir.
Was das real bringt
Aus 20 bis 30 Minuten pro Offerte werden rund 90 Sekunden für die Eingabe plus zwei, drei Minuten fürs Prüfen. Bei zwei bis drei Anfragen pro Woche sind das gut zwei Stunden, jede Woche. Für Layout und PDF nutze ich danachEasyInvoicePDF(kostenlos, kein Affiliate-Link).
Das ist eine von 7 Automationen.
Die komplette Vorlagen-Sammlung mit allen Prompts und Abläufen gibt es kostenlos per E-Mail.