7 Automationen, die dir jede Woche Zeit zurückgeben.

Problem: Für jede Anfrage schreibst du das Angebot von Hand neu.

Lösung: Ein Prompt macht aus deinen Stichworten eine saubere Offerte. Du prüfst und schickst.

Du bist mein Büro-Assistent. Erstelle aus diesen Stichworten eine höfliche, klare Offerte auf Deutsch (Sie-Form, Schweizer Rechtschreibung):
Kunde: [Name]. Leistung: [was]. Umfang: [Stunden/Menge]. Preis: [CHF]. Termin: [wann].
Struktur: kurze Anrede, 2–3 Sätze zur Leistung, klare Preisübersicht als Liste, Gültigkeit 30 Tage, freundlicher Abschluss. Keine Floskeln.

Werkzeug: ChatGPT / Claude

Problem: Du tippst dieselben Antworten immer wieder (Preise, Ablauf, Öffnungszeiten).

Lösung: 5–8 Textbausteine anlegen und per KI an die jeweilige Anfrage anpassen lassen.

Hier ist meine Standardantwort: [Text]. Passe sie freundlich an diese konkrete Kundenmail an: [Mail einfügen]. Ton: persönlich, kurz.

Werkzeug: Mail-Vorlagen + ChatGPT

Problem: Drei Mails für einen einzigen Termin — Passt Dienstag? Nein? Mittwoch?

Lösung: Ein kostenloses Buchungstool. Du schickst einen Link, der Kunde wählt selbst einen freien Slot.

Werkzeug: Cal.com oder Calendly (Gratis-Tarif)

Problem: Offenen Rechnungen hinterherlaufen kostet Zeit und Nerven.

Lösung: Eine höfliche Erinnerungs-Vorlage in festem Rhythmus (Tag 14 / 21 / 30).

Freundliche Erinnerung an die offene Rechnung [Nr.] über [CHF] vom [Datum]. Falls die Zahlung bereits unterwegs ist, betrachte diese Nachricht als gegenstandslos. Bei Fragen melde dich gern.

Werkzeug: Buchhaltungstool (z. B. Bexio) oder Kalender-Erinnerung

Problem: Content für Social Media kostet jede Woche Zeit, die du nicht hast.

Lösung: Einen längeren Text per KI in mehrere kurze Posts zerlegen.

Mach aus diesem Text 5 kurze Social-Media-Posts auf Deutsch. Jeder Post: ein Gedanke, konkret, ohne Hashtag-Wüste, ohne Werbesprache. Erster Satz muss neugierig machen. Text: [einfügen].

Werkzeug: ChatGPT / Claude

Problem: Zufriedene Kunden bewerten selten — weil niemand fragt.

Lösung: Nach jedem abgeschlossenen Auftrag eine kurze Nachfass-Mail mit direktem Bewertungslink.

Danke für dein Vertrauen. Wenn du zufrieden warst, hilft mir eine kurze Bewertung sehr — sie dauert eine Minute: [Google-Bewertungslink]. Falls etwas nicht gepasst hat, antworte mir lieber direkt.

Werkzeug: Mail-Vorlage + Google-Bewertungslink

Problem: Belege landen im Mail-Chaos, am Monatsende suchst du.

Lösung: Eine Mail-Regel verschiebt Belege automatisch in einen Ordner, plus feste Ablage-Routine.

Mail-Regel anlegen: Betreff enthält Rechnung / Beleg / Quittung, dann verschiebe die Mail automatisch in den Ordner Belege.

Werkzeug: Mail-Programm (Regeln/Filter)